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 档案小常识 之 会计档案整理


1、如何办理会计档案的移交手续?

  答: (1)开列清册,填写交接清单;
    (2)在帐簿使用日期栏填写移交日期;
    (3)交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。

2、如何保管会计档案?
 答: (1)会计档案室应选择在干燥防水的地方,并远离易燃品堆放地,周围应备有适应的防火器材;
    (2)采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布,遮盖所有档案架和堵塞鼠洞;
    (3)会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒,经常保持清洁卫生,以防虫蛀;
    (4)会计档案室保持通风透光,并有适当的空间、通道和查阅地方,以利查阅,并防止潮湿;
    (5)设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿,严防毁坏损失、散失和泄密;
    (6)会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。

3、如何办理会计档案的借阅手续?
  答: (1)会计档案为本单位提供利用,原则上不得借出,有特殊需要须经上级主管单位或单位领导、会计主管人员批准。
 (2)外部借阅会计档案时,应持有单位正式介绍信,经会计主管人员或单位领导 人批准后,方可办理借阅手续;单位内部人员借阅会计档案时,应经会计主管人员或单位领导人批准后,办理借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿,将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。
 (3)借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记,拆散原卷册,也不得涂改抽换、携带外出或复制原件(如有特殊情况,须经领导批准后方能携带外出或复制原件)。
 (4)借出的会计档案,会计档案管理人员要按期如数收回,并办理注销借阅手续。

4、如何销毁期满的会计档案?

 答:(1)会计档案保管期满,需要销毁时由本单位档案部门提出销毁意见,会同财务会计部门共同鉴定、严格审查,编造会计档案销毁清册。

 (2)机关、团体、事业单位和非国有企业会计档案要销毁时,报本单位领导批准后销毁;国有企业经企业领导审查,报请上级主管单位批准后销毁。

 (3)会计档案保管期满,但其中未了结的债权债务的原始凭证,应单独抽出,另行立卷,由档案部门保管到结清债权债务时为止;建设单位在建设期间的会计档案,不得销毁。

 (4)销毁档案前,应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对;各单位销毁会计档案时应由档案部门和财会部门共同派员监销,各级主管部门销毁会计档案时,应由同级财政部门、审计部门派员参加监销;会计档案销毁后经办人在"销毁清册"上签章,注明"已销毁"字样和销毁日期,以示负责,同时将监销情况写出书面报告一式两份,一份报本单位领导,一份归入档案备查。

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